Für die Klinik für Zahnerhaltungskunde und Parodontologie (Ärztlicher Direktor: Prof. Dr. med. dent. Bernd Haller) suchen wir zum 1. Juli 2021 eine
Sekretärin (w/m/d) des Ärztlichen Direktors

Das Universitätsklinikum Ulm steht mit seinen Mitarbeiterinnen und Mitarbeitern (w/m/d) für eine moderne Patientenversorgung mit hoher Qualität, Spitzenforschung und eine auf die Zukunft ausgerichtete medizinische Lehre sowie Ausbildung in attraktiven Berufsfeldern. Voraussetzungen dafür sind qualifizierte und engagierte Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter (w/m/d).
Ihre Aufgaben:
  • Administratives Management des Chefsekretariats
  • Kommunikation und Kooperation mit internen Mitarbeitern und externen Partnern
  • Termin- und Wiedervorlagemanagement 
  • Abwicklung der Korrespondenz des Einrichtungsleiters mit Vorsortieren, Weiterleiten und Archivieren von E-Mails und anderer Post 
  • Organisation und Koordination von Besprechungen, Meetings und Videokonferenzen einschließlich Protokollerstellung
  • Administratives Management der Privatambulanz des Ärztlichen Direktors einschließlich Terminplanung und Führen der Patientenkartei
  • Interne Personalverwaltung (u. a. Kommunikation mit der Klinikumsverwaltung, Koordination der Abläufe bei der Einstellung und beim Ausscheiden von Mitarbeiter*innen, Erstellung und Pflege von Arbeitszeitmodellen)
  • Koordination und Überwachung von Beschaffungsvorgängen
  • Administrative Unterstützung bei der Planung und Organisation von Lehrveranstaltungen und Prüfungen (u. a. Veranstaltungsplanung, Scheine, Prüfungsunterlagen)
  • Unterstützung bei der Planung, Organisation und Durchführung von Fortbildungsveranstaltungen und Tagungen
  • Informationsrecherche
  • Vor- und Nachbereitung von Dienstreisen, Reisekostenabrechnung


Was wir Ihnen bieten:
  • Bezahlung nach TV UK mit Jahressonderzahlung sowie betriebliche Altersvorsorge 
  • Interessantes und abwechslungsreiches Aufgabenspektrum mit vielfältigen Entwicklungsmöglichkeiten
  • Gutes Arbeits- und Betriebsklima in einem aufgeschlossenen Team 
  • Fundierte Einarbeitung unter fachlich kompetenter Anleitung 
  • Unterstützung bei der Vereinbarkeit von Beruf und Familie 
  • Vielfältige Fort- und Weiterbildungsmöglichkeiten sowie betriebliche Gesundheitsförderung 
  • Personalwohnheim sowie Jobticket


Das bringen Sie mit:
  • Kaufmännische Ausbildung (z. B. als Kauffrau/Kaufmann für Büromanagement oder Bürokommunikation, Bürokauffrau/Bürokaufmann) oder Berufserfahrung in vergleichbarer Position, vorzugsweise im Gesundheits- oder Sozialwesen
  • Diskretion, Loyalität und Durchsetzungsvermögen
  • Freundliches, sicheres und überzeugendes Auftreten
  • Selbständige und strukturierte Arbeitsweise
  • Sehr gutes Organisationstalent
  • Belastbarkeit und die Fähigkeit, auch in turbulenten Zeiten den Überblick zu behalten
  • Team- und Kommunikationsfähigkeit
  • Fähigkeit zur Anpassung an wechselnde Aufgaben und Gesprächspartner
  • Sicherer Umgang mit MS-Office (Outlook, Excel, Word, PowerPoint)
  • Gute Englischkenntnisse


Vertragsart: Befristet
Beschäftigungsart: Vollzeit/Teilzeit
Bewerbung bis: 18.04.2021

Haben wir Ihr Interesse geweckt?
Dann freuen wir uns über Ihre aussagekräftige Bewerbung! Diese senden Sie bitte an: 

Kontakt:
Universitätsklinikum Ulm
Klinik für Zahnerhaltungskunde und Parodontologie
Univ.-Prof. Dr. Bernd Haller
Albert-Einstein-Allee 11
89081 Ulm
E-Mail: bernd.haller@uniklinik-ulm.de

Die Einstellung erfolgt durch die Verwaltung des Klinikums. Schwerbehinderte Bewerber/Innen (w/m/d) werden bei gleicher Eignung vorrangig eingestellt. Vollzeitstellen sind grundsätzlich teilbar. Eine an die Befristung anschließende Weiterbeschäftigung ist möglich.